Dans un contexte économique tendu, de nombreuses entreprises s’engagent dans des programmes de réduction et d’optimisation des coûts. À l’inverse des méthodes classiques, la méthode ZBB (Zero Based Budgeting) permet d’identifier des leviers concrets d’optimisation sans tenir compte du budget existant. Quels sont les principes et bonnes pratiques de cette méthode ? Quels résultats en obtient-on ?
Se baser sur une analyse exhaustive hors budget
Ne jamais faire référence au budget précédent. S’engager à construire le suivant autour des conclusions tirées de l’analyse. S’assurer de couvrir l’ensemble du périmètre et des fonctions adressées. Voici les partis pris de la méthodologie ZBB.
A l’inverse des processus traditionnels de construction d’un budget incrémental, les entreprises menant un programme ZBB s’attachent à l’analyse exhaustive de leurs coûts et besoins. Cette analyse de l’existant leur permet d’identifier les leviers qu’elles pourront mettre en place pour réduire leurs coûts.
Par la suite, la méthode consiste en l’élaboration de plans d’actions qui permettront d’implémenter ces leviers et de déterminer le ROI associé ainsi que leur date d’atterrissage.
Au sein de la DSI, le projet peut être mené auprès des études ainsi que des infrastructures. Alors que les infrastructures permettent d’optimiser les coûts de matériel et technologies (télécom, logiciels, data services…), côté études, on s’intéressera plus particulièrement aux activités, au parc applicatif et aux projets menés afin d’optimiser l’utilisation des ressources.
Anticiper les obstacles et difficultés liés à la méthode…
Le succès de la méthode ZBB reposant sur l’exhaustivité des données collectées, il en résulte une charge de travail importante à l’initialisation du programme, tant pour les équipes internes que pour l’équipe projet. Cette charge est fonction de la maturité des outils de remontée des informations utilisés mais aussi de la multiplicité des sources d’information. Cette phase comporte également un risque sur la validité des données fournies par les acteurs ainsi que sur la résistance au changement que peuvent opposer les opérationnels.
La phase d’identification et quantification des leviers induit deux contraintes majeures. L’investissement nécessaire pour implémenter les leviers doit être pris en compte ainsi que les adhérences et impacts de ces derniers sur les autres services.
Enfin, la phase d’élaboration des plans d’actions doit prendre en compte la complexité d’une mise en place simultanée de plusieurs leviers. Il s’agit aussi de s’assurer que les gains associés seront perçus dans un délai raisonnable aux vues des objectifs du programme d’optimisation.
…et savoir les déjouer…
Un tel projet nécessite un sponsorship important de la part du management pour donner la légitimité indispensable aux équipes qui collectent les données. Il est également important de réaliser ce type de projet en dehors de toute période de construction budgétaire et ainsi éviter la tendance naturelle des opérationnels de vouloir se raccrocher à l’existant.
Par ailleurs, une délimitation précise du périmètre et du niveau de détail souhaité permettra de cibler avec exactitude les informations recherchées et les outils à utiliser pour les collecter. Il est aussi important de déterminer le niveau de granularité souhaité afin de définir la charge des équipes mobilisées.
Enfin, la co-construction est essentielle pour impliquer les équipes ; l’expertise méthodologique combinée à la connaissance du contexte sont nécessaires pour mener à bien le projet. La co-construction permet, par ailleurs, d’éviter la résistance au changement et de faire des équipes internes les porteurs de leurs leviers et plans d’actions sur leur périmètre.
La promesse faite par la méthode ZBB : atteindre entre 10 et 30 % de gains récurrents. Elle assure la rationalisation des activités en identifiant et éliminant les éléments obsolètes et sources de pertes. Optimiser l’allocation des ressources en répondant aux besoins des métiers, une méthode qui fait sens.
[Article rédigé en collaboration avec Chloé Viseux, consultante]
