Un outil collaboratif améliorant la productivité et l’efficacité des équipes

L’utilisation de Lync répond en premier lieu à un besoin utilisateur : il leur permet en effet de retrouver les fonctionnalités dont ils disposent dans leur environnement privé. Au-delà de satisfaire ce besoin, l’outil permet une amélioration de la productivité au quotidien.

Cette solution collaborative, qui s’intègre nativement avec l’écosystème Microsoft (Active Directory, Exchange…),  offre des fonctionnalités de messagerie instantanée, de partage d’écran et d’applications, très simples à utiliser, et disponibles via un seul et même outil.

Le chat, au contraire du mail, est un outil synchrone permettant des échanges rapides et adaptés à des situations moins formelles, alors que le statut présentiel permet de visualiser si le contact recherché est disponible à cet instant. Les fonctionnalités de partage d’écran, d’application, ou de tableau blanc rendent plus efficaces les discussions téléphoniques, quand un simple clic permet d’afficher le contenu visualisé par le correspondant, et d’interagir avec lui. Il est également possible pour des collaborateurs à distance de suivre en direct le déroulement d’une présentation menée par l’animateur depuis son poste. Lync Web App permet  au présentateur de réaliser ce partage avec des collaborateurs externes à l’entreprise ou ne disposant de compte ou de client Lync. Avec la version 2013, et le module Office Web Apps, le partage est rendu disponible sur de nombreux appareils mobiles.

Si l’utilisation de ces fonctionnalités est très simple au quotidien, il ne faut toutefois pas négliger la communication et l’accompagnement du changement, qui est une clé essentielle pour obtenir l’adhésion des utilisateurs.

Une solution de communication génératrice d’économies ?

Une partie des entreprises se tournent vers Lync à des fins de réduction de coûts, notamment les frais de déplacements et de téléphonie. En effet, Lync, grâce à la VoIP, permet de réaliser des communications audio et vidéo, avec une ou plusieurs personnes, évitant par exemple à des collaborateurs d’une entreprise internationale de se déplacer.

Toutefois, pour assurer le bon fonctionnement de ce type de communications, le facteur clé est la bande passante qui leur est allouée. Le débit nécessaire est à calculer en fonction des besoins et usages auxquels on souhaite répondre à l’aide d’abaques officiels. Il sera éventuellement nécessaire de procéder à l’augmentation de cette capacité, pouvant donc générer des coûts récurrents supplémentaires. Pour limiter les débits engendrés, il existe une solution de bridage dans la console d’administration, la CAC (Call Admission Control). Il reste recommandé de préférer à son utilisation une augmentation des capacités réseau, sous peine de voir les appels utilisateurs fréquemment refusés, poussant ces derniers à délaisser Lync pour des appels téléphoniques.

Trois solutions d’implémentation de la solution existent : on premise, dans le Cloud, ou de manière hybride (combinaison des deux modes précédents). Certaines sociétés font le choix du Cloud avec Lync Online, afin  de réduire les coûts d’infrastructure. Cette alternative leur apporte une certaine souplesse d’administration, et facilite également les migrations vers des versions supérieures, qui permettent d’intégrer rapidement les innovations. Des calculs de ROI standards existent, mais restent à projeter sur des contextes techniques et contractuels propres à chaque entreprise. Nombre d’entre elles préfèrent néanmoins garder la maîtrise de leur infrastructure.

 La solution collaborative Lync offre donc un large éventail de fonctionnalités répondant à un  besoin utilisateur, et permettant une augmentation de la productivité qui ne se mesure que de manière qualitative, et qui ne garantit pas une réduction des coûts IT. Comparé à d’autres solutions plus traditionnelles de salles de conférence, Lync apporte souplesse d’utilisation et facilité d’intégration. Néanmoins, cette solution implique une conduite du changement et une intégration de ce nouveau service dans un environnement déjà existant, et donc des contraintes d’architecture à ne pas sous-estimer.

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Le BYOD, une réflexion globale qui reste encore à mûrir

Le BYOD (Bring Your Own Device) repose sur l’utilisation par le salarié de son matériel informatique personnel dans le cadre professionnel. Le support matériel par l’entreprise est alors limité, voire inexistant. Actuellement, l’utilisation de terminaux personnels dans les entreprises est déjà une réalité, mais force est de constater qu’elle reste peu encadrée et expose les grands comptes à des risques de sécurité.

Dans la majorité des entreprises, le BYOD est développé au travers d’une approche « Add & Use Your Own Device » en complément de l’offre « poste de travail » de l’entreprise. Ces terminaux personnels restent majoritairement des smartphones et l’utilisation de PC personnels se limite souvent à des populations préfiguratrices (ex. mise à disposition de PC virtuels pour des prestataires ou partenaires) ou à des déploiements au sein de PME, start-up ou sociétés dont l’IT est le cœur de métier (et le BYOD une vitrine).

Depuis 2011, le challenge posé par le BYOD a conduit la plupart des grands comptes à définir leur stratégie pour en maîtriser l’émergence. Ceci se traduit, pour les plus avancés, par l’utilisation d’un smartphone personnel pour accéder à la messagerie et au calendrier (JP Morgan et UBS), voire d’un PC personnel en remplacement de celui de l’entreprise (Cisco et Kraft Food).

S’adapter aux besoins utilisateurs… tout en réduisant les coûts

Le BYOD répond tout d’abord aux nouveaux modes de travail (mobilité, télétravail…) et de consommation IT des utilisateurs (usages grand public) et permet ainsi une transformation de l’image de l’offre de la DSI (innovation, ouverture, attractivité…).

Ce changement de modèle induit également une réduction du TCO (Total Cost of Ownership) à travers :

• Un changement de périmètre de responsabilité et d’activités pour la DSI (transfert de coûts). Une partie de la charge actuellement confiée à l’exploitant informatique est transférée à l’utilisateur qui devient responsable de son terminal et autonome pour son support (ex. renouvellement de matériel, migration d’OS, etc.) à l’aide d’outils simplifiés (ex. self-support, booklets, FAQ…)

• Un gain estimé de 10 à 25% du TCO, principalement sur l’exploitation et le support dans le cadre d’un périmètre de responsabilité clairement défini et d’une offre standardisée (ce gain inclut une valorisation de la compensation financière versée par l’entreprise à l’utilisateur, de l’ordre du coût matériel/logiciel actuellement supporté par l’entreprise)

Une problématique majeure : les ressources humaines

Cette démarche implique quatre chantiers à mener en parallèle (RH/juridique, infrastructures, standard d’accès aux applications et management des terminaux – support, outillage…).

Les deux prérequis incontournables à la généralisation du BYOD au sein de l’entreprise sont :

• La nécessité de mener un chantier RH et juridique : à anticiper dans un contexte encore vierge de toute jurisprudence (ex. respect de la vie privée, discrimination interpersonnelle, risques et impacts sur les modalités de temps de travail, conventions collectives, accords télétravail entreprise/branche, responsabilités entreprise / utilisateur, charte d’utilisation…)

•  L’évolution des infrastructures réseau et sécurité (accès au SI depuis des locaux internes et externes) nécessitant des investissements initiaux conséquents

Il reste encore quelques étapes à franchir avant que le concept devienne le quotidien de tous les salariés. Une chose est cependant certaine : le BYOD est déjà là, pour en tirer partie, il faut s’y mettre maintenant !

[Article rédigé en collaboration avec Ronan Caron et Adrien Calvayrac]

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