formaliser sa documentation PCA <\/a>en fonction de ses finalit\u00e9s, afin de la rendre r\u00e9ellement op\u00e9rationnelle.<\/em><\/p>\nReste alors \u00e0 assurer l\u2019accessibilit\u00e9 de ces documents \u2013 au quotidien mais aussi et surtout en cas de crise : processus de mise \u00e0 jour, multiplicit\u00e9 des acteurs, p\u00e9riodicit\u00e9s et responsabilit\u00e9s variables,\u2026<\/em><\/p>\nEn un mot, se pose la question de la gestion documentaire du corpus PCA, avec en creux<\/em> celle du recours \u00e0 un outillage sp\u00e9cifique.<\/em><\/p>\nLa gestion documentaire\u00a0: socle historique mais perfectible de l\u2019outillage PCA<\/h2>\n
Le PCA a toujours \u00e9t\u00e9 un grand producteur de documents\u00a0: en faciliter la gestion a donc naturellement \u00e9t\u00e9 un des premiers objectifs des progiciels PCA, parmi lesquels on trouve LDRPS, PARAD et frontGRC en France, Shadow Planner, INONI BCP Pro, MyCoop, ResilienceOne, Business Protector, RevoverPlanner sur les march\u00e9s anglo-saxons. Ces outils ont, dans les grandes lignes, des fonctionnalit\u00e9s similaires : d\u00e9crire l\u2019organisation (acteurs, processus, ressources, etc.), y associer un certain nombre de propri\u00e9t\u00e9s (notamment les DIMA et PDMA) et les plans \u00e0 d\u00e9clencher lorsqu\u2019une ressource ou un processus est touch\u00e9. Des m\u00e9canismes de workflow plus ou moins \u00e9labor\u00e9s sont \u00e9galement disponibles\u00a0: possibilit\u00e9 de d\u00e9finir des responsables pour chaque document, des dates de revues r\u00e9guli\u00e8res, voire de lancer automatiquement des campagnes BIA (Bilan d\u2019Impact sur l\u2019Activit\u00e9).<\/p>\n
Si une telle approche et de telles fonctionnalit\u00e9s peuvent para\u00eetre s\u00e9duisantes, elles doivent \u00eatre consid\u00e9r\u00e9es avec prudence. En effet, chaque progiciel est construit selon un sch\u00e9ma de pens\u00e9e (mod\u00e8le de donn\u00e9es, typologie et approche des traitements, hi\u00e9rarchie des habilitations) qui ne sont pas toujours transposables dans le contexte des organisations. En cons\u00e9quence, l\u2019usage d\u2019un outil demande soit d\u2019en contourner le fonctionnement optimal, soit de revoir son organisation voire son processus de continuit\u00e9 d\u2019activit\u00e9. In fine, le recours \u00e0 un outil doit \u00eatre envisag\u00e9 en connaissance de cause, conscient de son potentiel facilitateur sur certains aspects (revue des risques, mesure des impacts, recensement des processus, annuaires), mais aussi des lourdeurs et contraintes qu\u2019il va imposer, notamment dans son usage de r\u00e9f\u00e9rentiel documentaire.<\/p>\n
Viser un mode de gestion documentaire simple, d\u00e9j\u00e0 ancr\u00e9 dans le fonctionnement de l\u2019organisation<\/h2>\n
A d\u00e9faut d\u2019outil PCA, on pourra dans un premier temps s\u2019appuyer\u00a0 sur une gestion documentaire traditionnelle : d\u00e9p\u00f4t des documents sur un r\u00e9pertoire partag\u00e9 et s\u00e9curis\u00e9, tri\u00e9s selon leurs finalit\u00e9s et accessibles quelques soient les conditions rencontr\u00e9es. Charge alors \u00e0 l\u2019\u00e9quipe PCA de piloter la maintenance et la r\u00e9vision des documents en mobilisant les diff\u00e9rents contributeurs.<\/p>\n
Les organisations plus complexes pourront envisager le recours \u00e0 un outil de Gestion \u00c9lectronique de Documents (GED).\u00a0 Ce type d\u2019outil facilite la gestion documentaire en d\u00e9livrant une meilleure gestion du contenu (m\u00e9ta-informations), de ses r\u00e9visions et de son indexation. Il fournit \u00e9galement des fonctionnalit\u00e9s plus fines de partage et de modification des documents. Il propose enfin des possibilit\u00e9s de workflow contribuant aux cycles de validation et de r\u00e9vision des documents.<\/p>\n
Attention toutefois \u00e0 \u00e9viter l\u2019\u00e9cueil de b\u00e2tir une GED (Livelink, Sharepoint,\u2026) sp\u00e9cifiquement pour le PCA\u00a0: on s\u2019appuiera plut\u00f4t sur un outil existant, d\u00e9j\u00e0 adopt\u00e9 par les utilisateurs. Un tel outil \u00e9tant consult\u00e9 r\u00e9guli\u00e8rement pour d\u2019autres besoins, il facilitera la mise \u00e0 jour des documents PCA.<\/p>\n
Comment s\u2019assurer de disposer des proc\u00e9dures en cas de crise ?<\/h2>\n
Au-del\u00e0 de la mise \u00e0 jour des documents, l\u2019outillage doit \u00eatre pens\u00e9 pour la mise \u00e0 disposition des documents le jour J. Il faut d\u00e8s lors s\u2019assurer, quel que soit le mode de gestion choisi, de sa disponibilit\u00e9 en cas de sinistre.<\/p>\n
De prime abord, on pourrait penser faire de la solution de gestion documentaire la premi\u00e8re application \u00e0 remonter, \u00e0 l\u2019aider d\u2019une proc\u00e9dure qu\u2019elle ne doit pas h\u00e9berger\u2026 Tentation \u00e0 repousser tant cette solution cr\u00e9e un important point de blocage potentiel dans le d\u00e9roulement du plan de continuit\u00e9\u00a0!<\/p>\n
Mieux vaut faire b\u00e9n\u00e9ficier la solution de gestion documentaire (outil PCA ou GED) des m\u00eames garanties de disponibilit\u00e9s que les applications les plus critiques, soit en recourant \u00e0 une solution h\u00e9berg\u00e9e (ce qui n\u00e9cessite de traiter les probl\u00e9matiques de la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es et de la d\u00e9pendance \u00e0 l\u2019\u00e9diteur), soit en tirant partie d\u2019un h\u00e9bergement s\u00e9curis\u00e9 (bi-site ou datacenters \u00e9loign\u00e9s).<\/p>\n
Il y a toutefois fort \u00e0 parier que l\u2019\u00e9mergence des offres SaaS par les \u00e9diteurs de GED (ex\u00a0: Sharepoint Online pour Office 365) va certainement modifier en profondeur le mode d\u2019h\u00e9bergement des bases documentaire PCA (hors outils sp\u00e9cifiques).<\/p>\n
Quel que soit l\u2019h\u00e9bergement, une garantie compl\u00e9mentaire pourra enfin \u00eatre offerte par la copie r\u00e9guli\u00e8re sur support amovible, voire l\u2019impression, de l\u2019ensemble des plans (du moins pour les documents qui ne sont pas souvent modifi\u00e9s).<\/p>\n
Un outil pour accompagner un processus rod\u00e9<\/h2>\n
En synth\u00e8se, qui dit gestion de documentation PCA et mise \u00e0 disposition le jour J ne dit pas n\u00e9cessairement outil PCA\u00a0: comme d\u2019habitude, il convient de prendre garde \u00e0 ne pas se laisser guider par l\u2019outil\u00a0!<\/p>\n
Avant d\u2019envisager un outillage plus \u00e9volu\u00e9 que le r\u00e9pertoire partag\u00e9, il est n\u00e9cessaire de roder le cycle de vie du PCA et notamment la mise \u00e0 jour de sa documentation, qu\u2019il sera toujours temps d\u2019industrialiser \u00e0 l\u2019aide d\u2019un outil. A contrario, le choix pr\u00e9coce d\u2019un outil pourra contraindre toute la mise en \u0153uvre du PCA et ob\u00e9rer les chances de d\u00e9ployer un processus v\u00e9ritablement en ligne avec son organisation.<\/p>\n
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[Article r\u00e9dig\u00e9 en collaboration avec Rapha\u00ebl Brun, consultant senior] Une pr\u00e9c\u00e9dente tribune a rappel\u00e9 l\u2019importance de formaliser sa documentation PCA en fonction de ses finalit\u00e9s, afin de la rendre r\u00e9ellement op\u00e9rationnelle. Reste alors \u00e0 assurer l\u2019accessibilit\u00e9 de ces documents \u2013…<\/p>\n","protected":false},"author":17,"featured_media":2585,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"page-templates\/tmpl-one.php","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[3222,36,35],"tags":[3297,244,131,3304],"coauthors":[809,804],"class_list":["post-2620","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-cyberrisk-management-strategy","category-cybersecurity-digital-trust","category-strategie-projets-it","tag-continutie-dactivite","tag-crise","tag-pca","tag-risk-management-strategy-governance"],"acf":[],"yoast_head":"\n
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