Un outil collaboratif améliorant la productivité et l’efficacité des équipes

L’utilisation de Lync répond en premier lieu à un besoin utilisateur : il leur permet en effet de retrouver les fonctionnalités dont ils disposent dans leur environnement privé. Au-delà de satisfaire ce besoin, l’outil permet une amélioration de la productivité au quotidien.

Cette solution collaborative, qui s’intègre nativement avec l’écosystème Microsoft (Active Directory, Exchange…),  offre des fonctionnalités de messagerie instantanée, de partage d’écran et d’applications, très simples à utiliser, et disponibles via un seul et même outil.

Le chat, au contraire du mail, est un outil synchrone permettant des échanges rapides et adaptés à des situations moins formelles, alors que le statut présentiel permet de visualiser si le contact recherché est disponible à cet instant. Les fonctionnalités de partage d’écran, d’application, ou de tableau blanc rendent plus efficaces les discussions téléphoniques, quand un simple clic permet d’afficher le contenu visualisé par le correspondant, et d’interagir avec lui. Il est également possible pour des collaborateurs à distance de suivre en direct le déroulement d’une présentation menée par l’animateur depuis son poste. Lync Web App permet  au présentateur de réaliser ce partage avec des collaborateurs externes à l’entreprise ou ne disposant de compte ou de client Lync. Avec la version 2013, et le module Office Web Apps, le partage est rendu disponible sur de nombreux appareils mobiles.

Si l’utilisation de ces fonctionnalités est très simple au quotidien, il ne faut toutefois pas négliger la communication et l’accompagnement du changement, qui est une clé essentielle pour obtenir l’adhésion des utilisateurs.

Une solution de communication génératrice d’économies ?

Une partie des entreprises se tournent vers Lync à des fins de réduction de coûts, notamment les frais de déplacements et de téléphonie. En effet, Lync, grâce à la VoIP, permet de réaliser des communications audio et vidéo, avec une ou plusieurs personnes, évitant par exemple à des collaborateurs d’une entreprise internationale de se déplacer.

Toutefois, pour assurer le bon fonctionnement de ce type de communications, le facteur clé est la bande passante qui leur est allouée. Le débit nécessaire est à calculer en fonction des besoins et usages auxquels on souhaite répondre à l’aide d’abaques officiels. Il sera éventuellement nécessaire de procéder à l’augmentation de cette capacité, pouvant donc générer des coûts récurrents supplémentaires. Pour limiter les débits engendrés, il existe une solution de bridage dans la console d’administration, la CAC (Call Admission Control). Il reste recommandé de préférer à son utilisation une augmentation des capacités réseau, sous peine de voir les appels utilisateurs fréquemment refusés, poussant ces derniers à délaisser Lync pour des appels téléphoniques.

Trois solutions d’implémentation de la solution existent : on premise, dans le Cloud, ou de manière hybride (combinaison des deux modes précédents). Certaines sociétés font le choix du Cloud avec Lync Online, afin  de réduire les coûts d’infrastructure. Cette alternative leur apporte une certaine souplesse d’administration, et facilite également les migrations vers des versions supérieures, qui permettent d’intégrer rapidement les innovations. Des calculs de ROI standards existent, mais restent à projeter sur des contextes techniques et contractuels propres à chaque entreprise. Nombre d’entre elles préfèrent néanmoins garder la maîtrise de leur infrastructure.

 La solution collaborative Lync offre donc un large éventail de fonctionnalités répondant à un  besoin utilisateur, et permettant une augmentation de la productivité qui ne se mesure que de manière qualitative, et qui ne garantit pas une réduction des coûts IT. Comparé à d’autres solutions plus traditionnelles de salles de conférence, Lync apporte souplesse d’utilisation et facilité d’intégration. Néanmoins, cette solution implique une conduite du changement et une intégration de ce nouveau service dans un environnement déjà existant, et donc des contraintes d’architecture à ne pas sous-estimer.

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Les réseaux sociaux : to go or not to go ?

Les dernières évolutions dans le domaine du collaboratif tendent à inverser la logique avec laquelle on adresse les problèmes. Les plateformes «classiques» favorisent la logique patrimoniale et promettent que l’accumulation des connaissances et les tentatives pour les organiser créeront de la valeur et tisseront des liens. Les réseaux sociaux inversent cette logique en partant du relationnel pour rendre la connaissance accessible. On peut dire aussi que lorsqu’ils sont accompagnés d’un moteur d’indexation performant, ils permettent de créer de la connaissance.

La popularité est-elle pour autant un gage de réussite et de productivité pour les entreprises ? Beaucoup d’entre elles hésitent encore. Le temps passé sur un réseau social d’entreprise n’est-il pas surtout une distraction ? Doit-on organiser ces réseaux sociaux d’entreprise et comment ? Est-il possible de mesurer leur efficacité ? On voit bien que beaucoup de questions se posent tant la transposition de l’usage personnel d’un réseau social à un usage d’entreprise est loin d’être triviale.

Toutes ces questions sont aussi certainement une opportunité pour 2012 et les années qui suivent. Une opportunité pour votre entreprise d’adresser des gisements de créativité et d’efficacité que l’on imagine bien plus importants que les gisements de pétrole ! Car les réseaux sociaux s’intéressent véritablement à la « matière » de base qui fonde la créativité, à l’énergie fondatrice : les relations humaines.

Tirer parti et non plus subir les réseaux sociaux

Il y a quelques années, John Husband inventait le concept de « wirearchy » pour rendre compte d’un nouveau mode d’organisation basé sur l’échange d’information entre personnes « interconnectées ». Un mode d’organisation plus spontané, parfois antagoniste avec la hiérarchie, mais en tout cas à la progression inéluctable. C’est bien connu. Quand vous êtes pris dans un courant fort, il faut savoir en tirer parti plutôt que de lutter contre et de vous fatiguer. L’enjeu pour les entreprises est donc de trouver des stratégies pour utiliser ce courant. Et ne croyez pas qu’il existe des recettes universelles ? S’adressant à une organisation humaine qui est fortement dépendante du métier, de l’histoire de l’entreprise, de son environnement, il faut trouver sa propre voie. Comment s’y prendre pour installer les usages et les nouveaux outils collaboratifs dans son entreprise est donc une affaire très personnalisée.

Évidemment les familles de stratégies doivent être maîtrisées: la restriction à des communautés sensibles et acculturées, au contraire une installation vaste mais modeste fonctionnellement, de multiples stratégies existent. De nombreux outils existent également. Mais aucun d’entre eux ne créera spontanément les conditions favorables à sa maturation dans le contexte de votre entreprise.

Je ne doute pas que 2012 sera également l’année qui verra se développer les offres d’accompagnement de plus en plus pertinentes. On voit déjà apparaître les prémisses méthodologiques qui permettent de diagnostiquer le fonctionnement collaboratif d’une entreprise et de mesurer l’apport de cette nouvelle génération d’outil collaboratif.

Enfin, comment ne pas voir dans le renouveau du domaine du travail collaboratif centré sur les interactions humaines, un signe enthousiasmant et pertinent en cette période de vœux, un contrepoids au cynisme ambiant, et surtout une excellente occasion de souhaiter à tous une excellente année collaborative et créative ?

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