Quand la DSN devient-elle obligatoire ?

Le décret n° 2014-1082 du 24 septembre 2014 fixe deux seuils « appréciés en fonction du montant de cotisations et contributions sociales dues au titre de 2013, au-delà desquels la mise en œuvre de la DSN est obligatoire :

• 2 millions d’euros pour les employeurs qui effectuent eux-mêmes les déclarations ;
• 1 million d’euros pour les employeurs ayant recours à un tiers déclarant, dès lors que ce tiers déclare pour l’ensemble de son portefeuille un montant de 10 millions d’euros ».

Les employeurs ne respectant pas l’obligation de Déclaration Sociale Nominative s’exposeront à des pénalités : L’article R.243-16 du code de la sécurité sociale prévoit une pénalité de 7,50 euros par salarié ou assimilé. Mais le décret dit que « cette pénalité ne peut être supérieure, par entreprise et par mois, à 10 000 euros si l’entreprise emploie au moins deux mille salariés et à 750 euros si elle emploie un nombre inférieur de salariés ».

Pour les employeurs dépassant un de ces seuils, l’obligation de déclaration par la DSN prendra effet dès la paie d’avril 2015, à transmettre le 5 (ou le 15) mai, soit à compter de mai 2015.

Source : Lumens Consultants – Cabinet Solucom

Les chantiers clés de la première phase du projet DSN

Le projet de mise en œuvre de la DSN débute par le remplacement des déclarations de la première phase (attestation DMMO/EMMO, attestation IJ, attestation pôle emploi, radiation mutuelle/prévoyance). Même si cette phase ne porte pas directement sur des notions de cotisations et/ou de pénalités, il est important de ne pas la sous-estimer. 4 chantiers majeurs sont ainsi à anticiper :

Tout d’abord, les impacts organisationnels, notamment pour les organisations en CSP RH. Qui sera responsable de la validation du fichier DSN ? Comment seront réparties les activités de contrôle et de correction des données entre les différents acteurs : acteurs locaux et centre de gestion ? Selon quelle planification mensuelle ?

Ensuite, la mise en qualité des données (sélection, modification, exhaustivité) sur des informations qui habituellement pourraient être considérées comme non-sensibles mais également la mise à jour de nouvelles informations nécessaires à la DSN

Mais aussi l’accompagnement métier et la professionnalisation des acteurs aux actes de gestion : données importantes à renseigner, contrôles à effectuer, processus impactés…

Enfin, les « décisions sociales » qui doivent être négociées et conclues préalablement à toute spécification (par exemple, nécessité d’aller vers la subrogation afin d’éviter des flux événementiels vers Net Entreprises en cas de non-subrogation des IJSS).

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La DSN : qu’est-ce-que c’est ?

Selon le site service-public.fr, la DSN « vise à rassembler l’ensemble des formalités administratives adressées par les entreprises aux organismes de protection sociale et à remplacer les déclarations sociales périodiques ou événementielles existantes. Jusqu’alors les entreprises transmettaient des données multiples à diverses échéances et à différents organismes, globalisées par établissement. Les organismes de protection sociale n’avaient pas connaissance de la rémunération et des cotisations versées pour chaque salarié, sauf une fois par an avec la déclaration annuelle des données sociales (DADS). Avec la DSN, les employeurs effectuent une transmission mensuelle de données individuelles des salariés, à l’issue de la paie. La loi prévoit la généralisation obligatoire à toutes les déclarations (DADS², DUCS³, BRC⁴…) en 2016 ».

En bref, la mise en place de la DSN adresse quatre grands enjeux : la simplification et l’automatisation des procédures déclaratives à partir des données de paie,  la rationalisation des échanges d’information,  la diminution des fraudes, l’amélioration de la qualité des données et  une fréquence unique pour tous les éléments déclaratifs.

Implication de la DSN pour les entreprises, retour sur quelques idées reçues

La DSN peut apparaître, au premier abord, comme un sujet purement technique. On peut imaginer que les éditeurs (SAP HR, SOPRA HR-ACCESS, ADP-GSI, CEGEDIM SRH…) auront tous pris soin d’anticiper et qu’ils fourniront une solution pratiquement clé en main disponible pour le 1^er  janvier 2016, sans coût supplémentaire puisqu’il s’agit d’une obligation légale.

Mais, tel ne sera pas le cas. La mise en œuvre de la DSN impactera inéluctablement toute la chaîne de contrôle de paie (recueil d’informations, contrôles, procédures et réalisation des déclarations). Une partie de l’organisation sera ainsi à revoir.

Cependant, les principaux écueils ne sont pas là. Quid des budgets ? Est-il prévu dès 2014 d’investiguer ce point ? La DRH est-elle préparée à entendre et à investir ? Vos données sont-elles réellement « saines » pour partir dans un tuyau directement relié aux organismes sociaux ? Les collaborateurs sont-ils préparés à changer leur mode de travail et à être responsabilisés dans leurs activités de paie au quotidien ?… enfin, 2015 est-il si lointain ? N’allez-vous pas vous retrouvez avec tous les autres, en train d’attendre que les éditeurs traitent votre dossier ?

Le nouvel acronyme est ainsi né : Déclarations Simplifiées : Négatif !… sauf à s’y prendre à temps !

⁽¹⁾ N4DS : norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales

⁽²⁾ DADS : déclaration automatisée des données sociales

⁽³⁾ DUCS : déclaration unifiée des cotisations sociales

⁽⁴⁾ BRC : bordereau récapitulatif de cotisations

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